Hàng tá công việc, hàng đống tài liệu luôn chực chờ bạn giải quyết. Bạn luôn trong tình trạng đầu bù tóc rối chạy đua với thời gian mà vẫn không thể hoàn thành hết nhiệm vụ của mình. Công việc của bạn quá nhiều hay bạn chưa quản lý được thời gian?
Hãy luôn đi trước thời gian
Nhiều nhân viên công sở than thở rằng, khối lượng và lịch làm việc quá nặng làm họ luôn phải chạy đua với thời gian. Thời gian được ví như con thoi, làm sao có thể chạy đua với nó được. Hãy luôn đi trước thời gian một bước, bạn mới có thể quản lý được nó.
Đi trước thời gian, có nghĩa là sớm có kế hoạch cụ thể, thời gian biểu cụ thể cho từng công việc của bạn. Nếu bạn không dành buổi sáng của ngày mới để thư giãn, lấy hứng thú cho công việc bằng một tách cafe, một tờ báo yêu thích mà lại dùng nó để lập kế hoạch cho ngày hôm ấy, e rằng đã quá trễ để giải quyết những rắc rối nảy sinh. Hãy dùng thời gian cuối buổi làm việc ngày hôm trước để lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn sẽ luôn đón đầu được mọi vấn đề và thời gian sẽ luôn phải chạy sau lưng bạn.
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Nhiều người chỉ quen lập kế hoạch bằng cách nhẩm trong đầu những việc cần làm, hay ỷ lại vào cái đầu của mình để ghi nhớ những công việc được giao. Điều này dễ dẫn đến thiếu xót trong công việc. Hãy luôn có bên mình một quyển lịch bàn, một sổ ghi chú nhỏ.
Tập thói quen ghi chú tất cả mọi thứ. Dùng đồng hồ báo thức, có thể là từ điện thoại hay PDA để nhắc nhở những thời điểm cần kết thúc công việc trong ngày. Bạn sẽ giải phóng trí não khỏi những lo lắng không cần thiết nhờ những công cụ hỗ trợ đơn giản nhưng rất đắc lực này.
Lập kế hoạch thật logic
Lập kế hoạch sao cho phù hợp với bản thân cũng là một nghệ thuật. Bạn nên dành một khoảng thời gian kha khá để tập trung lập một kế hoạch thật đầy đủ và chi tiết. Bạn cần ưu tiên những việc cần giải quyết ngay, phân loại việc nhỏ và việc quan trọng, phức tạp. Bạn cũng nên hiểu rõ nhịp sinh học của mình thường tập trung nhất vào lúc nào, hay mệt mỏi vào giờ nào để sắp xếp công việc cho phù hợp. Ngoài ra, còn phải chú ý đến vấn đề không gian, nếu đặc thù công việc của bạn cần phải di chuyển nhiều nơi, hãy sắp xếp sao cho tiện đường nhất, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí đi lại. Bạn cần hiểu rõ từng công việc phải làm, giải đáp ngay những thắc mắc để tránh gián đoạn trong lúc giải quyết công việc. Lập kế hoạch cho hàng tá công việc sao cho phù hợp cả về không gian, thời điểm mà vẫn đảm bảo theo kịp tiến độ làm việc của mọi người là cả một vấn đề. Vì vậy, đừng tiếc một chút thời gian lập kế hoạch để đổi lại sự thanh thản thư thái trong quá trình làm việc của mình.
Kỷ luật với bản thân
Hãy gỡ bỏ những trò chơi giải trí trên máy tính, đoạn tuyệt với chương trình chat trong lúc làm việc. Thiếu thời gian nhưng có thể bạn vẫn đang lãng phí. Nếu bạn cần tập trung làm việc hay nghiên cứu các tài liệu, hãy vứt bỏ những suy nghĩ về câu chuyện đang tán dở với cô đồng nghiệp dễ thương hay tiếc nối về một trò chơi xếp hình mà mình sắp phá kỷ lục. Những cám dỗ linh tinh ấy sẽ âm thầm làm chậm nhịp độ làm việc của bạn đấy.
Tự tăng năng suất của mình
Một tinh thần minh mẫn nằm trong một cơ thể khỏe mạnh. Bạn hãy luôn chú ý đến sức khỏe của mình bằng một chế độ ăn giàu dinh dưỡng, siêng năng tập thể dục mỗi buổi sáng để luôn có đủ sức chịu đựng mà chạy trước thời gian. Một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng không những tăng cảm hứng làm việc của bạn mà còn giúp bạn không bị gián đoạn công việc vì thất lạc một cây bút hay giấy tờ quan trọng.
Làm việc không mệt mỏi, luôn hứng thú với công việc và mọi chuyện diễn ra trôi chảy sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng chạy đua với thời gian. Bạn sẽ không còn phải mang việc về nhà, sẽ có nhiều thời gian dành cho gia đình hay theo học một khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ hay tin học ngoài giờ làm việc. Có thể nói, quản lý, nắm bắt được thời gian là chiếc chìa khóa quan trọng nhất trong sự thành công của bạn đó.
